Organización y gestión de un taller mecánico
La organización y gestión de un taller mecánico son fundamentales para lograr el éxito, abrir este tipo de negocio no se limita a pensar en los servicios que se van a ofrecer, en el personal con el que se va a contar o el local en el que se instalará.
Detrás de las tareas de reparación hay una serie de procesos que son parte integral de la gestión de un taller y a los que es necesario prestar atención, ya que de su control y organización dependerá en gran manera la eficiencia de la empresa.
Esta parte de la gestión de un taller se basa en procesos de soporte, incluyendo la homologación de proveedores, las compras, la gestión de stocks, la programación de servicios, los equipos y el mantenimiento de estos, los datos de los clientes y la operación financiera.
Homologación de proveedores
En la gestión del taller mecánico deben evaluarse tanto el producto como el proveedor, teniendo en cuenta que hay algunos no vinculados a ninguna marca como los aceites, los filtros, las baterías o los neumáticos.
Todos estos son elementos sensibles para el funcionamiento del carro, por lo que será necesario tener en cuenta tanto la calidad como el precio, para lograr minimizar las quejas por el uso de productos inadecuados y maximizar la satisfacción del cliente.
Otros proveedores de recambios son los que proporcionan repuestos para los diferentes vehículos, donde se pueden tener en cuenta los originales de la marca entregados por proveedores certificados, los OEM (Fabricante de equipamiento original) elaborados por las empresas que se encargan del ensamblaje de las marcas en planta y que también los venden al público, y los homologados, que se elaboran con las mismas especificaciones de la pieza originaria pero realizadas por otras fábricas.
Por último, estarán otros tipos de proveedores que se encargarán de la maquinaria y los equipos con los que se trabaja en el taller, así como otros servicios como los de comunicaciones, software de gestión y papelería, entre otros.
Política de compras
Tener una política de compras es esencial para la gestión de un taller mecánico y para el cumplimiento de sus objetivos, porque define los procedimientos para la adquisición de equipos y materiales de trabajo.
Para lograr una correcta política de compras será necesario conocer las necesidades de aprovisionamiento de las diferentes reparaciones, establecer los plazos y la cantidad de productos así como la política de pagos.
Gestión de stocks
La gestión de un taller mecánico en relación con el inventario debe tender y estar lo más cerca posible del uso total de sus recursos, para eso es necesario no quedarse sin stock y perder clientes por no poder realizar una reparación, pero tampoco puede tener existencias en exceso que pueden resultar costosas.
Entender cómo se utilizan y reabastecen los repuestos y demás elementos es básico para poder tener una programación de inventarios apropiada para las operaciones de reparación del taller, teniendo en cuenta el volumen de ventas, la disponibilidad de piezas en tiempo real, las tendencias de uso y pronósticos y el tiempo de reabastecimiento, entre otros.
Programación de servicios
Es necesario que exista un flujo de trabajo óptimo, para esto se deben programar todas las operaciones de servicio para que las diferentes tareas fluyan sin obstrucciones y se consiga así la máxima productividad.
Establecer esa programación de servicios forma parte de la gestión de un taller mecánico, basados en la carga de trabajo, la sincronización de los procesos relacionados y la eliminación de acciones inútiles y reprocesos.
Tratamiento de datos de los clientes
Tener una base de datos de clientes con la mayor cantidad de información posible es necesario para generar las acciones de marketing, para lograr una atención personalizada que genere recordación y fidelización.
Mantenimiento de maquinaria y equipos
El mantenimiento de la maquinaria y los equipos facilita el trabajo de los técnicos y maximiza la eficacia de las herramientas, para eso se deben analizar las debilidades y carencias, programar las acciones a realizar, ejecutar las tareas de mantenimiento y tener una supervisión y control para tener la seguridad de que todos los elementos se utilizan acorde a la función y utilidad para la que fueron diseñados.
Dentro de las instalaciones del taller también debe realizarse un mantenimiento preventivo periódicamente, así se garantiza el normal funcionamiento evitando fallos, averías o accidentes en el área de trabajo. También será necesario un mantenimiento correctivo cuando algún equipo se dañe o sufra un deterioro no previsto o por accidentes.
Operación financiera
El manejo financiero tal vez sea uno de los puntos más importantes dentro de la gestión de un taller mecánico, deben tenerse en cuenta la previsión de ventas, la facturación, los gastos fijos, la rentabilidad, las obligaciones legales, la cuenta de resultados y el balance, entre otros.
Gracias al control financiero se podrá tener un panorama total que ayudará a tomar decisiones de futuro para la correcta gestión de un taller mecánico, sabiendo que el objetivo siempre será minimizar los gastos y maximizar las ganancias.
La organización y gestión de un taller mecánico junto con la calidad de las reparaciones, hará que consiga forjarse una reputación gracias a los clientes satisfechos. En todo este proceso será de gran ayuda contar con un software especializado que nos facilite obtener y manejar la información.
Por. Adriana Gutiérrez