6 señales que indican que tu taller necesita un software de gestión especializado
Sin importar el sector en el que se mueva una empresa, la tecnología está ahí para ayudar en la mejora de su productividad al mismo tiempo que ahorra gastos, los talleres mecánicos no son la excepción y también pueden sacar partido a lo que un software de gestión especializado les puede ofrecer.
Conocer a fondo todo lo que sucede en el taller y tomar decisiones basados en esa información es una manera de mejorar sus beneficios económicos y prestar un mejor servicio, por eso es conveniente apoyarse en un software de gestión que permita saber en tiempo real el estado de todos los procesos.
Cuando un taller mecánico está en expansión, llegará un momento en el que será imprescindible contar con un software de gestión, de lo contrario continuar con su actividad será prácticamente inviable.
No hay un número mágico que indique cuál es el momento apropiado para incorporarlo, pero si hay varias señales que se pueden identificar y que demuestran que sin esta herramienta el taller podría comenzar a estar a la deriva.
Cómo saber si el taller necesita un software de gestión
Acceso a información
Cuando la administración del taller no puede responder a preguntas tan sencillas como el número de reparaciones diarias, el margen medio de beneficios o incluso los días de la semana con más afluencia de clientes, es un síntoma de pérdida de control sobre el negocio.
Con un software de gestión el área ejecutiva del taller podrá tener en tiempo real el estado de resultados o los informes de rentabilidad automatizados, de manera que se tengan bajo control y se puedan planificar los procesos necesarios.
Contabilidad
Muchas veces una de las primeras señales de que el taller necesita un software de gestión se encuentra en el manejo de la contabilidad, cuando la cantidad de facturas en papel se vuelven inmanejables y el tiempo que se desperdicia en sacar las cuentas y buscar errores es cada vez mayor.
Llevar la contabilidad en tiempo real y en línea, alimentándose desde la gestión y operación de cada área, le permitirá tener la información veraz y al día, disminuyendo la probabilidad de cometer errores.
Atención al cliente
Los clientes aprecian una atención personalizada, no tener que repetir los mismos datos cada vez que llegan al taller y no saber qué reparaciones se han realizado a su vehículo no facilita la fidelización.
Un software de gestión ayudará a tener un control total de toda la información de los clientes potenciales o reales que esté accesible para mejorar los resultados, además sirve para realizar un buen proceso de marketing que ayudará a convertir a un contacto en un cliente fiel.
Recursos humanos
Cuando se sale de control el manejo de los recursos humanos con los que cuenta el taller, se duplican las tareas y no se sabe muy bien cuánto tiempo le lleva a un operario cumplir con una tarea determinada, o falta personal en diferentes áreas, es el momento de tener un software de gestión.
Gracias al software de gestión especializado se pueden controlar los tiempos de trabajo y tener informes de productividad en tiempo real que permitan realizar una planeación ideal de los recursos humanos en el taller.
Inventarios
¿Sabes exactamente cuántas unidades hay de los diferentes repuestos?, ¿llega el momento de hacer una reparación y esa pieza clave no la tienes y es necesario pedirla y esperar? ¿Tienes demasiados recambio que llevan tiempo en el almacén y no se usan?
Todas las situaciones anteriores significan una pérdida de dinero, con el software de gestión el taller podrá saber exactamente las existencias que tiene en todo momento y planificar las compras para evitar demoras en las reparaciones.
Proveedores
Si se pierde el control de proveedores y se vuelve difícil saber a quién se deben realizar los pedidos y cuánto está costando tratar con uno determinado, sus tiempos de facturación e incluso los descuentos por cantidad y la calidad del material que entregan, el taller estará perdiendo dinero.
Una gestión eficaz de proveedores ayuda a tener una auditoría pormenorizada, recoger documentación y presupuestos para tomar decisiones relacionadas con el precio y la calidad de los recambios para el taller.
Un software de gestión especializado será la mejor herramienta para medir y monitorizar todas las áreas del negocio, de manera que se pueda realizar una trazabilidad de los procesos y el desempeño del equipo y se puedan analizar todos los datos para mejorar la toma de decisiones.
Por. Adriana Gutiérrez